Lupailin tuolla tämän vuoden SM-kisan kehityskeskustelussa, että listailen miehitystarvetta ensi vuodeksi.
Tässä alustavaa listaa organisaatiosta, säädetään ja lisäillään tarpeen mukaan.
Lähdetään tapahtuman organisaation suunnittelussa siitä, että järjestettäisiin PM- eli Pohjoismaiden mestaruuskisat:
1) Tapahtumanjohtaja (tm)
- toimii tapahtuman päävastuullisena
- suunnittelee ja johtaa tapahtuman toteuttavan organisaation
- koordinoi valmistelut ja toimenpiteet ennen ja jälkeen tapahtuman
- vastaa tapahtuman läpiviennistä
2) Ratamestari (tm)
- hoitaa radan varaamisen Nokian Renkaiden ja Nokian UA:n kanssa, sekä UA:n ratavuokran
- sopii käytännön järjestelyt radalla (porttien, huoltorakennuksen ja tarvikekontin ovien avaamiset, ratakartiot, katuharjat, ruutulippu jne)
- vastaa suorituspaikkojen merkitsemisestä (kartiot kaarteisiin + lähtö- ja maalipaikat) ja mittaamisesta (ratakierroksen pituus)
3) Ilmoittautumisvastaava (terppa)
- ottaa vastaan ilmoittautumiset sähköpostitse ja pitää niistä listaa
- kuittaa ilmoittautumiset ja lähettää maksutiedot
- päivittää ilmoittautuneet nojapyöräfoorumille sitä mukaa kun ilmoittautumisia tulee
- lähettää osallistujille kisainfon
- lähettää listan ennakkoilmoittautuneista n. viikkoa ennen tapahtumaa ajanottajalle (tämä homma voi olla myös tulospalveluvastaavalla)
4) Tulospalveluvastaava (vph)
- järjestää ajanottajan (tod.näk. Gerard Arends) ja ajanottolaitteiston paikalle
- huolehtii ajanottajan kanssa tapahtuman tulospalvelusta
- hoitaa paperitulosteet infopisteen ikkunaan heti kunkin kisan jälkeen ja väliaikatiedot esim. tunnin välein sunnuntain pitemmillä matkoilla
- huolehtii tulosten julkaisusta nojapyöräfoorumilla (ja tarvittavissa muissa medioissa) heti kunkin kisan jälkeen
- kehittää kisanaikaista tulospalvelua nykyistä katsojaystävällisemmäksi, esim. iso lisänäyttö tms.
5) Tiedotus/markkinointivastaava (Pastori, vuoltu)
- huolehtii tapahtuman markkinoinnista niin sosiaalisessa mediassa kuin perinteisissä tiedotusvälineissä
- huolehtii markkinointimateriaalista: promovideo, aikataulut, ennakkoilmoitukset eri foorumeille jne
6) Sponsorivastaava
- huolehtii sponsorien hankkimisesta ja mainostilan myymisestä
- liittyy markkinointiin, mutta kirjataan erikseen ainakin tässä vaiheessa
7) Majoitusvastaava (tm)
- vastaa majoitusmahdollisuuksien järjestämisestä:
- varaa mökit ja hoitaa niiden vuokrauksen
- huolehtii että tarjolla on riittävästi paikkoja teltoille ja riippumatoille
- kertoo lähimmät hotellit ja muut majoitusvaihtoehdot niitä kaipaaville
- huolehtii myös peseytymis- ja saunomismahdollisuuden järjestämisestä
8 ) "Seremoniamestari" (janx)
- huolehtii kuulutuksista tapahtuman alussa ja sen aikana, aikataulun mukaisesti
- kertoo osallistujille ja yleisölle missä milloinkin tapahtuu, opastaa väkeä suorituspaikoille
- kielitaito: puhuu sujuvasti suomea, ruotsia ja englantia
9) Palkintovastaava (tm)
- huolehtii palkintojen hankinnasta ja jakamisesta
- esim. mitalit kaikkien luokkien parhaille + mahdolliset tavarapalkinnot
10) Muonitusvastaava (samuel)
- hoitaa mm. pitsatilaukset Alisen Pizzeriaan
- järjestää radalle grillin makkaranpaistoa varten
- voi järjestää paikalle muutakin muonitusta niin halutessaan
- huolehtii radalle riittävästi juomavettä
11) Varikkovastaava
- huolehtii oheisohjelmasta varikolla
12) Juniorivastaava (PW)
- järjestää kilpailut lapsille/nuorille, siltä osin kun nämä eivät osallistu normaaleihin kisalähtöihin
- järjestää tarvittaessa oheisohjelmaa ettei jälkikasvun aika käy pitkäksi (tässä kuitenkin päävastuu vanhemmilla)
13) Punnitusvastaava (terppa)
- huolehtii pyörien ja kuskien punnituksesta tapahtuman yhteydessä
- julkaisee punnitustulokset nojapyöräfoorumilla
14) Kuvausvastaava (Pastori)
- huolehtii kuskien ja pyörien valokuvaamisesta punnituksen yhteydessä
- tarvittaessa huolehtii myös muusta kuvaamisesta tapahtuman yhteydessä (tämä ei välttämätöntä, jos muitakin kameran kanssa paikalla, kuten ollut aina tähänkin asti)
- julkaisee kuvat haluamallaan nettisivulla, kuvalinkki nojapyöräfoorumille
- videoklippien (kypäräkamerat jne) kuvaamisen koordinointi, että saadaan sopivaa markkinointimateriaalia seuraavaksi vuodeksi
15) EA-vastaava (samuel)
- EA-kortin yms. omaavia: Wacky, jviirret, Premnas, siippa, ...
16) Reippaita talkoolaisia (musti&siippa)
- avustavat tapahtumapaikan kuntoonlaittamisessa ennen tapahtumaa, tapahtuman aikaisissa askareissa sekä tyhjennyksessä+siivoamisessa tapahtuman jälkeen
- tehtävät tarkentuvat myöhemmin
Yksi henkilö voi olla useammissakin saappaissa.
Tehtäviä voidaan jakaa henkilöiltä toisille, ei tarvitse mennä yllä kuvatun mukaan.
Vastuuhenkilöiden ei tarvitse olla RRF:n jäseniä.
Kukin vastuuhenkilö voi vapaasti koota tiimin ympärilleen hoitamaan ko. aihealuetta, eli yksin ei tarvitse koko hommaa hoitaa. Joku tästä tiimistä toimii myös vastuuhenkilön varahenkilönä.
Yllä mainitut tehtävät ovat suuntaa antavia, eivät kiveen hakattuja.
Jos jotain ei saada toteutettua käytettävissä olevilla resursseilla, niin sitten ei saada.
Tämä on kuitenkin vain talkoohommaa, ja resursseja rajallisesti.
Kommentteja, korjauksia ja lisäyksiä tähän alle, kiitos!
Sekä tietysti myös niitä vapaaehtoisia .
Homma tarvii saada suht nopeasti käyntiin etenkin tuon tiedotuksen ja markkinoinnin osalta.
EDIT 1 (12.8.2015): lisätty punnitus- ja kuvausvastaavat
EDIT 2 (12.8.2015): merkattu terppa ilmoittautumis- ja punnitusvastaavaksi
EDIT 3 (12.8.2015): merkattu tm ratamestariksi
EDIT 4 (13.8.2015): merkattu Pastori kuvaus- ja tiedotus/markkinointivastaavaksi ja samuel muonitus- ja EA-vastaavaksi, lisätty EA-kortin omaavia, vuoltu tiedotus/markkinointitiimiin, lisätty sponsorivastaava, talkoolaisia jne
EDIT 5 (20.8.2015): merkattu PW juniorivastaavaksi
EDIT 6 (20.3.2016): merkattu tm tapahtumanjohtajaksi ja majoitusvastaavaksi
EDIT 7 (27.7.2016): päivitystä